Công ty bảo vệ Sài Gòn luôn chú trọng trong việc xây dựng quy trình kiểm soát ra vào cổng. Cũng như đào tạo nhân viên bảo vệ của mình nắm chắc quy trình kiểm soát này. Bởi chúng tôi hiểu việc kiểm soát ra vào cẩn thận và nghiêm túc sẽ đem lại môi trường an toàn tuyệt đối cho khách hàng. Vậy quy trình kiểm soát ra vào cổng gồm những nội dung gì? Việc thực hiện quy trình kiểm soát này sẽ đem lại lợi ích gì cho khách hàng. Mời bạn tìm hiểu thêm qua bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT RA VÀO CỔNG
Quy trình kiểm soát ra vào cổng là một trong số những quy trình cơ bản nhất. Nhưng lại nắm giữ một vai trò rất quan trọng. Bởi dù là loại hình mục tiêu nào thì cũng đều phải áp dụng quy trình trình này.
Mục đích của quy trình kiểm soát ra vào cổng
Quy trình kiểm soát ra vào cổng được xây dựng để giúp khách hàng kiểm soát chặt chẽ ngay từ ban đầu. Loại trừ mọi khả năng đe doạ đến an ninh trật tự và an toàn tài sản cho hoạt động của công ty, doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình sẽ tạo sự đồng bộ cho nhân viên bảo vệ của công ty. Từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp trong dịch vụ của các công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ.
Vai trò của quy trình kiểm soát ra vào cổng
Quy trình kiểm soát ra vào cổng được xây dựng nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối về an ninh trật tự và tài sản của khách hàng. Tạo môi trường bình yên và ổn định để khách hàng thực hiện việc kinh doanh, buôn bán; Hoặc tiến hành các hoạt động sản xuất khác.
Nhân viên bảo vệ bằng kỹ năng nghiệp vụ của mình; Trên cở sở quy trình mẫu đã được công ty xây dựng; Cũng như các quy định và yêu cầu của khách hàng. Từ đó thực hiện việc kiểm tra và quản lý những đối tượng ra vào mục tiêu. Giúp khách hàng kịp thời phát hiện hoặc có biện pháp ngăn chặn những đối tượng có ý đồ xấu: Gây rối, phá hoại hay trộm cắp tài sản… Hoặc không có phận sự liên quan tiếp cận mục tiêu.
Bên cạnh việc đảm bảo một môi trường yên bình cho khách hàng. Việc kiểm soát ra vào cổng còn giúp khách hàng quản lý được chặt chẽ những đối tượng rời khỏi mục tiêu bảo vệ. Điều này sẽ giúp hạn chế các hành động trộm cắp của chính những cán bộ nhân viên của khách hàng; Tránh gây thất thoát về tài sản cho doanh nghiệp của khách hàng.
NỘI DUNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT RA VÀO CỔNG
Để đảm bảo an toàn tại mục tiêu bảo vệ. Việc kiểm soát ra vào cổng sẽ bao gồm cả con người và phương tiện
Con người được hiểu theo nghĩa rộng bao gồm nhiều đối tượng: Cán bộ nhân viên làm việc cho chính công ty của khách hàng. Những những khách hàng đến liên hệ công việc hoặc sử dụng dịch vụ của công ty khách hàng. Các nhân viên của các đơn vị nhà thầu, nhà cung cấp khác đến làm việc với công ty khách hàng đang sử dụng dịch vụ bảo vệ; Tài xế vận chuyển hàng hoá…
Phương tiện được hiểu bao gồm: Các loại xe máy, xe ô tô của cán bộ nhân viên, khách hàng của công ty khách hàng; Một số phương tiện khác: Xe vận chuyển hàng hoá, xe máy của nhân viên nhà thầu đến làm việc tại công ty khách hàng.
Trong nội dung bài viết này chủ yếu đề cập đến quy trình kiểm soát con người khi ra vào cổng
Quy trình kiểm soát khi vào cổng
Đây là quy trình được áp dụng chung khi kiểm soát vào cổng.
Trường hợp nhân viên của khách hàng:
- Thời gian nhân viên vào làm có đúng giờ không?
- Trang phục, tác phong có đúng theo quy định của công ty khách hàng không?
- Phát/ ghi lại vé xe và đưa đầy đủ cho nhân viên.
- Nếu công ty khách hàng có yêu cầu kiểm soát về thời gian vào trễ của nhân viên. Bảo vệ cần lưu ý ghi chép lại thông tin của nhân viên đó vào sổ theo dõi; Sau đó tổng hợp và báo lại khách hàng.
Trong trường hợp người đến không phải nhân viên làm việc tại công ty khách hàng. Bảo vệ cần lưu ý kiểm soát nghiêm ngặt. Tránh để kẻ có ý đồ xấu có cơ hội lẻn vào gây rối.
Xác nhận/hỏi thông tin người đến:
- Hỏi họ tên theo thông tin CCCD/CMND của người tới.
- Kiểm tra đối chiếu thông tin với lịch hẹn; Hoặc kế hoạch công tác đã được phía khách hàng gửi trước tới bảo vệ.
- Nếu không có thông tin trùng khớp; Hoặc không đúng thời gian hay công việc cần hỏi lại rõ người mà họ cần gặp. Sau đó liên hệ lại với người được nhắc đến để xác nhận lại thông tin. Nếu đúng thì mời vào. Nếu sai thì không cho vào và mời rời đi.
Làm thủ tục đăng ký:
- Đăng ký thông tin người đến vào sổ theo dõi theo mẫu.
- Kiểm tra những đồ mà khách đăng ký mang vào
- Phát thẻ ra vào và vé xe nếu người đó có đi xe tới.
- Hướng dẫn họ đi vào và liên hệ với các bộ phận bên trong để phối hợp quản lý, hoặc hỗ trợ.
Quy trình kiểm soát khi ra cổng
Đối với công nhân viên của công ty khách hàng. Thường là các công ty có nhà máy sản xuất.
- Yêu cầu công nhân viên đứng lại để kiểm tra giỏ đồ, cốp xe… Đảm bảo họ không mang tài sản của công ty ra ngoài
Nhóm người khác không phải công nhân viên làm việc tại công ty khách hàng.
- Kiểm tra đối chiếu xem những thứ người mang ra so với khi mang vào theo sổ đăng ký. Nếu thấy không khớp cần hỏi rõ lại người mang ra để xác minh.
- Kiểm tra cốp xe, túi sách và thân người để đảm bảo rằng những người này không cất giấu tài sản nào của công ty tuồn ra ngoài. Nếu phát hiện có vi phạm cần lập biên bản và báo ngay cho người đại diện quản lý của khách hàng; Nhằm đưa ra phương án giải quyết.
- Trong trường hợp không phát sinh vi phạm. Hoặc không bị lệch về tài sản so với ban đầu đăng ký vào. Bảo vệ sẽ thu hồi lại thẻ ra vào đã phát. Đồng thời, sẽ trả lại giấy tờ tuỳ thân cho người vào (trường hợp có giữ giấy tờ khi người đó đăng ký vào cổng)
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT RA VÀO CỔNG TẠI CÔNG TY BẢO VỆ SÀI GÒN
Ngoài bộ quy trình mẫu được xây dựng chung để đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên bảo vệ. Chúng tôi đã xây dựng cụ thể các quy trình kiểm soát ra vào với nhiều đối tượng: Công nhân viên, Nhà thầu,… Để đảm bảo nhân viên bảo vệ có thể thực hiện việc kiểm soát chặt chẽ nhất. Bên cạnh quy trình, chúng tôi còn xây dựng thêm các biểu mẫu để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào trong quá trình kiểm soát.
Một số biểu mẫu trong quy trình kiểm soát ra vào cổng tại Công ty bảo vệ Sài Gòn
Một số biểu mẫu thường được sử dụng trong quy trình kiểm soát ra vào cổng:
Thực hiện kiểm soát công nhân viên:
- Thẻ Công Nhân Viên – theo mẫu của Khách hàng
- Sổ Theo Dõi Công Nhân Viên Đi Trễ, Về Sớm – BMC:01
- Sổ Theo Dõi Công Nhân Viên Ra/Vào Trong Giờ Làm Việc – BMC:02
- Phiếu Ra Cổng – BMC:03
- Phiếu Mang Vật Liệu Ra Ngoài – BMC:04
- Biên Bản Công Nhân Viên Vi Phạm Nội Quy – BMC:05
- Bảng chữ ký mẫu của những người có thẩm quyền – theo mẫu của khách hàng
Kiểm soát khách ra vào:
- Sổ đăng ký khách – BMK:01
- Phiếu tiếp Khách – BMK:02
- Thẻ Khách – BMK:03
- Thẻ VIP – BMK:04
- Phiếu đăng ký tài sản mang vào – BMK:05
Kiểm soát nhà thầu ra vào
- Sổ đăng ký nhà thầu ra vào – BMT:01
- Phiếu kê khai những vật dụng, thiết bị – BMT:03
- Sổ đăng ký nhà thầu ra vào – BMT:02 (Áp dụng với nhà thầu thường xuyên)
Kiểm soát tài xế
- Sổ đăng ký tài xế ra vào BMX:01
- Phiếu khai báo tài sản, thiết bị, vật dụng mang vào – BMX:02
Liên hệ sử dụng dịch vụ bảo vệ
Trên đây là nội dung cơ bản của Quy trình kiểm soát ra vào cổng. Nội dung cụ thể của từng quy trình kiểm soát ra vào cổng: Công nhân viên, tài xế, nhà thầu… Quý khách hàng có thể xem thêm tại trang web: Công ty bảo vệ Sài Gòn.
Nếu quý khách hàng có thắc mắc quan đến bất kỳ quy trình nào cần được giải đáp; Xin vui lòng liên hệ Phòng Nghiệp Vụ Bảo Vệ – Công ty dịch vụ bảo vệ Sài Gòn qua số Hotline 0975 989 963. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được đóng góp từ quý vị
Phương Thảo