Bảng mô tả công việc (tên tiếng anh là Job Description). Là một tài liệu quan trọng trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm các thông tin về vị trí công việc. Trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc đó. Trong lĩnh vực an ninh, Bảng mô tả công việc nhân viên bảo vệ đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành dịch vụ.
Mỗi vị trí công việc đều cần Bảng mô tả nhiệm vụ cụ thể. Việc xây dựng Bảng mô tả công việc nhân viên bảo vệ khiến các nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ một cách dễ dàng. Bảng mô tả nhiệm vụ là văn bản miêu tả rõ nhất để nhân viên sẽ hiểu công việc của mình phải làm những gì. Đặc biệt là khi có sự điều động nhân sự từ vị trí này sang vị trí khác. Từ mục tiêu này sang mục tiêu khác.
TẠI SAO CẦN BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ?
Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ có cần thiết trong nghiệp vụ bảo vệ hay không? Bảng mô tả nhiệm vụ rất cần thiết trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự của một tổ chức doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
1, Đối với tuyển dụng
Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ giúp các nhà tuyển dụng có cơ sở để lựa chọn ứng viên phù hợp. Các công ty dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp có thể dựa vào bảng mô tả nhiệm vụ. Để định hướng công việc cho ứng viên. Điều này cũng khiến cho công ty có thể đánh giá được ứng viên tốt nhất. Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ nêu rõ các trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ, mục tiêu của công việc. Điều này giúp tăng tính minh bạch. Và giảm thiểu sự mâu thuẫn giữa nhân viên với nhà quản lý.
2, Đánh giá năng lực nhân viên bảo vệ
Thông qua bảng mô tả nhiệm vụ. Nhà quản lý có thể đánh giá nhân viên có hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không. Khi các bảo vệ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ theo Bảng mô tả công việc Nhân viên bảo vệ. Thì lúc này, bảo vệ đang hoàn thành tốt nhiệm vụ. Nếu một nhân viên hoặc một đội bảo vệ không thể hoàn thành nhiệm vụ theo mô tả công việc. Tức là chưa hoàn thành tốt.
3, Bảng mô tả công việc nhân viên bảo vệ giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc
Một Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ càng chi tiết thì sẽ càng dễ để thực hiện. Là một yêu cầu rất quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Hướng dẫn nhân viên khi mới nắm bắt một vị trí mới. Đồng thời khi có sự tranh chấp liên quan đến nhiệm vụ. Hoặc trách nhiệm của nhân viên bảo vệ. Trường hợp như vậy sẽ dễ dàng giải quyết hơn. Ngoài ra, việc phân công trách nhiệm cho các nhân viên trong nhóm cũng dễ dàng hơn.
Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ có thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Các vị trí quản lý không cần phải tập trung quá nhiều trong khâu hưỡng dẫn. Ngoài ra, đây cũng là một phần thước đo để đánh giá được nhân viên.
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ BAO GỒM THÔNG TIN GÌ?
Để xây dựng một Bảng mô tả công việc nhân viên bảo vệ cần có đẩy đủ các thông tin như sau:
1, Thông tin chung về vị trí công việc
Phần thông tin chung này, chỉ bao gồm các hạng mục liên quan đến tổng quát. Bao gồm chức danh công việc, tên chính thức của vị trí làm việc. Bộ phận trực thuộc hoặc mục tiêu làm việc của bảo vệ. Địa điểm nơi làm việc của bảo vệ. Thời gian làm việc của vị trí bảo vệ đó. Các thông tin về vị trí công việc càng rõ ràng thì càng tốt cho nhân viên bảo vệ.
2, Mục đích công việc
Nhằm giúp nhân viên hiểu rõ về vị trí công việc của mình. Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ cần nêu rõ mục đích của vị trí là gì? Ví dụ, đối với vị trí Cổng chính, mục đích chính là kiểm soát tất cả người, phương tiện ra vào cổng. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình ra vào của Công ty. Hoặc đối với vị trí xuất nhập hàng, thì mục đích chính là gì? Đó chính là kiểm soát hàng hóa xuất/nhập theo đúng quy trình của công ty.
3, Các nhiệm vụ chi tiết
Một bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ ngoài các thông tin tổng quát cần có nhiệm vụ chi tiết. Bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày mà một vị trí phải thực hiện. Cụ thể như:
- Kiểm soát công nhân ra vào cổng như thế nào. Thời gian vào lúc mấy giờ hàng ngày. Nhiệm vụ khi kiểm soát công nhân phải thực hiện những việc gì?
- Đối với công nhân nhà thầu, khi ra vào cần đăng ký thế nào? Thực hiện đăng ký những biểu mẫu nào? Kiểm soát ra sao. Có tài sản mang theo cần ai phê duyệt?…
- Đặc biệt đối với khách hàng khi ra vào công ty cần thực hiện những bước nào? Đăng ký ra sao? Cần liên hệ với những bộ phận nào để chấp thuận ra/vào công ty.
NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ NHIỆM VỤ
Tại Công ty Dịch vụ bảo vệ Phát Minh Vượng, việc xây dựng Bảng mô tả nhiệm vụ rất quan trọng. Việc xây dựng bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ cho từng mục tiêu giúp ích rất nhiều cho bảo vệ. Đặc biệt đối với việc thay thế cho nhân viên nghỉ phép, nghỉ việc. Đặc biệt đối với các mục tiêu là nhà máy. Nơi áp dụng nhiều quy trình khác nhau. Nếu không có Bảng mô tả nhiệm vụ công việc, sẽ rất khó để bảo vệ nhớ hết công việc phải làm.
Bảng mô tả nhiệm vụ cần được xây dựng dựa trên những nguyên tắc như sau:
1, Nội dung đầy đủ, ngắn gọn đúng trọng tâm
Các nội dung trong Bảng mô tả nhiệm vụ cần ngắn gọn, dễ hiểu. Đặc biệt là phải đầy đủ và đúng với trọng tâm. Đảm bảo các nhân viên bảo vệ khi nhìn vào Bảng mô tả nhiệm vụ có thể hiểu và làm theo được. Nếu nội dung không đầy đủ hoặc quá rườm rà. Sẽ khiến người đọc thấy khó hiểu và cảm thấy rối với các yêu cầu.
Nên ghi rõ các nhiệm vụ cần phải làm theo thứ tự từng bước. Gạch đầu dòng rõ ràng. Hoặc có thể diễn đạt bằng lưu đồ/sơ đồ để diễn đạt dễ hiểu. Khi nhìn vào biểu đồ, các bảo vệ sẽ dễ dàng nắm bắt công việc hơn. Các vị trí sẽ phối hợp với nhau để thực hiện nhiệm vụ trong mục tiêu.
2, Nêu rõ vai trò của vị trí bảo vệ
Trong Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ. Việc ghi càng rõ vai trò nhiệm vụ của từng vị trí càng tốt. Đó là một trong những cách để các nhà quản lý dễ dàng đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên của mình. Tại PMV, đối với tất cả các vị trí bảo vệ đều được xây dựng Bảng mô tả nhiệm vụ rõ ràng. Được phổ biến hoặc dán tại mục tiêu cho bảo vệ.
Bảng mô tả nhiệm vụ không chỉ giúp bảo vệ tại mục tiêu nắm rõ được công việc. Mà còn giúp các nhân viên khác khi được điều động tới mục tiêu dễ nắm bắt công việc hơn. Đặc biệt trong các trường hợp bảo vệ nghỉ đột xuất. Nếu bạn có nhu cầu xây dựng Bảng mô tả nhiệm vụ bảo vệ. Liên hệ ngay Phòng Nghiệp vụ Công ty Bảo vệ Phát Minh Vượng để được tư vấn. Tham khảo Tiktok của Phát Minh Vượng để biết thêm chi tiết.
Ha Tran