Như chúng ta đã biết, hiện nay việc đăng ký và kiểm soát xe ra vào cổng là một trong những nhiệm vụ đặc biệt và quan trọng. Quy trình đó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, mà ngoài ra còn thể hiện cả chất lượng dịch vụ.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp nhà máy lớn nhỏ, các nhà đầu tư thường sử dụng các hệ thống kiểm soát bãi giữ xe thông minh. Vậy quy trình kiểm soát xe ra vào cổng của nó sẽ như thế nào, và có những yêu cầu gì? Quý độc giả hãy cùng Hà tham khảo qua bài viết dưới đây nhé.
1. Khái niệm về quy trình kiểm soát xe ra vào cổng
Quy trình kiểm soát ra vào cổng là một giải pháp giúp các công ty, doanh nghiệp có sự an toàn tuyệt đối, trong việc kiểm soát người và hàng hóa ra vào. Nhằm đảm bảo an ninh, an toàn nơi làm việc.
Quy trình kiểm soát xe ra vào sẽ được trang bị rất nhiều thiết bị hiện đại như: Máy tính, camera giám sát, máy đọc thẻ từ, các phần mềm quản lý doanh thu, lưu trữ….
2. Mục đích của quy trình kiểm soát xa ra vào cổng
- Nhằm giúp cho nhân viên bảo vệ biết và xử lý được các tình huống phát sinh xảy ra. Thực hiện đúng các bước trong việc chào đón khách.
- Làm thủ tục đăng ký khách và kiểm soát ra vào.
- Từ việc làm đúng quy trình kiểm soát ra vào sẽ góp phần nâng cao hình ảnh của khách hàng trong mắt các đối tác và bạn bè.
- Giúp kiểm soát và duy trì an ninh, nội quy. Nâng cao năng lực và nghiệp vụ, ý thức và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ trong việc chào đón, đăng ký, kiểm soát khách ra vào mục tiêu.
Xem thêm: Quy trình kiểm soát và giữ xe
3. Quy trình kiểm soát xe ra vào cổng
Khi vào cổng
- Khi có một phương tiện vào cổng. Người điều khiển phải cho phương tiện dừng lại trước gờ giảm tốc độ. Như vậy, camera sẽ dễ dàng chụp hình, và quay lại được người điều khiển phương tiện. Cũng như nhận dạng được biển số xe.
- Hỏi thông tin của khách, kiểm tra đúng sai bằng việc đối chiếu thông tin của khách với lịch tiếp khách của công ty (nếu có). Nếu không có thì nhân viên bảo vệ phải hỏi khách đến gặp ai và cần gặp có việc gì.
- Liên hệ trực tếp với người mà khách cần gặp để xác nhận có nên mời vào hay không?
- Sau khi được sự đồng ý của cấp trên, nhân viên bảo vệ sẽ phát thẻ vào cổng cho khách.
- Chỉ đường cho khách và xác nhận là khách đã vào bên trong.
Khi ra cổng
- Khi khách ra về, Nhân viên bảo vệ phải nhận lại thẻ xe từ Khách, trả lại giấy tờ tùy thân cho khách trước khi vào (nếu có)
- kiểm tra những thứ mà khách mang ra, đối chiều với bản đăng trước khi vào cổng.
- Nhân viên bảo vệ mở cổng ra cho khách và đứng dậy chào khách trang trọng.
4. Những điểm cần lưu ý trong quy trình kiểm soát xe ra vào cổng
Kiểm soát phương tiện của khách
Hầu hết khách đến doanh nghiệp thường đi bằng phương tiện ô tô. Trong khi quy trình này lại chưa thấy nói đến việc kiểm soát, các xe như thế nào.
Phải kiểm tra trước khi xe vào xem có đưa những trang thiết bị tài sản gì vào hay không? nếu có thì bắt buộc bảo vệ phải kiểm tra kỹ.
Xử lý các tình huống phát sinh
Sẽ có rất nhiều các tình huống phát sinh trong và ngoài quy trình. Các tình huống này thường đến từ những tình tiết không có trong quy trình, hoặc có trong quy trình nhưng khách, hoặc người tiếp khách đã làm theo.
Để xử lý những tình huống thì các nhân viên bảo vệ phải được tranning. Đào tạo và điều đặc biệt là phải thực hiện đúng quy trình hướng dẫn đã đề ra. Bảo vệ phải nhớ rằng phải xử lý xong trước khi khách rời mục tiêu.
Thực hiện kiểm soát xe ra vào cổng
Xây dựng quy trình và thực hiện hiện theo quy trình là phương pháp quản lý chuyên nghiệp. Việc các nhân viên bảo vệ thực hiện đúng theo quy trình sẽ giúp quy định của công ty và của khách hàng được vận hành một cách tốt nhất. Đây cũng là yếu tố quan trọng để hạn chế những rủi ro về nhân sự xảy ra trong mục tiêu.
5. Lợi ích của quy trình kiểm soát xe ra vào cổng
- Tạo được môi trường làm việc văn minh, trật tự, chuyên nghiệp
- Chuẩn hóa và linh hoạt trong cách phục vụ của doanh nghiệp
- Hỗ trợ tốt cho việc điều hành, tổ chức nội quy an ninh an toàn trong công ty. Đánh giá năng suất làm việc của nhân viên.
- Đảm bảo an ninh an toàn tuyệt đối.
- Mang lại sự an toàn tuyệt đối cho khách hàng và cho nhân viên
- Đem lại sự thoải mái khi gửi xe.
Thông tin chi tiết về công ty dịch vụ bảo vệ Phát Minh Vượng:
Facebook: Bảo vệ PMV
Website: Công ty bảo vệ sài Gòn
Tiktok: Phát Minh Vượng
Youtube: Dịch vụ bảo vệ Phát Minh Vượng
Quý khách hàng có thể liên hệ với PMV qua số Hotline: 1900 63 38 38
(Nguyễn Hà)